Dans le domaine du soutien aux projets et plus généralement de la qualité, nous essayons d’avoir une approche aussi pragmatique que possible : la qualité et les méthodologies de management de projet ne sont pas une fin en eux-mêmes, mais des moyens au service de nos projets.
Ainsi, la majorité des actions que nous menons se font « à la carte », en fonction des besoins exprimés par la direction du laboratoire, par les services, par les projets.
Nous disposons au laboratoire d’une Cellule de Soutien aux Projets (CSP). Cette cellule est composée de la direction et des chefs de service. Elle est animée par le responsable technique du laboratoire et présidée par le directeur du laboratoire. Cette CSP se réunit essentiellement pour décider si le laboratoire peut s’impliquer dans un nouveau projet sans prendre le risque de mettre en péril les projets dans lesquels il est déjà engagé. Par leurs connaissances des compétences et des disponibilités dans leur service, les responsables de service conseillent la direction quant à l’opportunité de se lancer dans ce nouveau projet. Cette CSP se réunit également si le périmètre de l’implication du laboratoire dans un projet est appelée à évoluer, ou est déjà en train d’évoluer alors que la direction et les responsables de service n’ont pas eu un niveau d’information qui leur semble suffisant. Toute personne qui est impliquée sur un projet et qui a des inquiétudes sur le déroulement du projet peut également appeler la CSP à se réunir, sachant que cette demande doit être validée par le directeur du laboratoire.
Cette cellule n’a pas pour vocation de faire du pilotage de projet, ce pilotage est assuré par les responsables scientifiques et/ou responsables techniques de nos projets. En revanche, son rôle est de conseiller ces pilotes, sur leur demande.
A côté de ces actions « à la carte », la CSP mène un processus complet de revue de nos projets à fréquence annuelle, en tout début d’année. Ce travail porte exclusivement sur les projets et expériences de physique impliquant des personnels des services techniques et administratifs.
(processus ci-dessous)
Au niveau national, nous apportons depuis des années un soutien majeur à la direction adjointe technique de l’IN2P3 dans le domaine de conduite de projet et de la qualité. Le responsable technique du laboratoire est le chargé de mission management de projet de l’institut et porteur des actions nationales de formation « conduire un projet » de l’IN2P3. Les outils aidant au management des projets à l’IN2P3 sont disponibles sur le site IN2P3 tech news ainsi que sur le référentiel projet IN2P3 (accès restreint aux personnels des laboratoires de l’IN2P3).
Les porteurs de projets ou d’expérience (ou leur représentant que peuvent être les responsables de groupe de physique) vont à la rencontre de chacun des responsables de service afin d’exprimer ce que seront leur besoins en ressources humaines pour leur projet et expériences pour les deux années civiles à venir. Ces besoins sont précisés suite aux discussions entre ces porteurs et les responsables de service et exprimés en équivalents temps plein (ETP).
Ces demandes d’ETP sont ensuite envoyées par les porteurs de projets (ou leur représentant) au responsable technique (RT) du laboratoire, avec information (copie) aux responsables de service concernés.
L’ensemble de ces demandes est concaténé par le responsable technique du laboratoire puis discuté en réunion de la CSP. Les responsables de service se positionnent sur chacune de ces demandes, par la connaissance des expertises et des disponibilités de leur service. Les discussions portent essentiellement sur les personnes dont l’activité pourrait être très tendue. Le directeur fait les arbitrages en fonction de ces informations, de celles données par les autres membres de la direction du laboratoire et sur des critères liés à la stratégie du laboratoire.
Elle consiste en une réunion d’une demi-journée ouverte à l’ensemble des personnels du laboratoire. Lors de cette réunion, tous les projets et expériences impliquant des ressources humaines techniques et administratives du LPCC sont présentés (objectifs et motivations du projet, cadre, grandes phases du projet, personnel impliqué, sources du financement). Toutes les demandes en ETP, après modifications éventuelles à l’issue de l’étape 3, sont présentées.
C’est l’occasion de présenter un bilan entre ce qui avait été demandé l’année précédente et ce qui a été finalement fait.
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