Administration & Services généraux

Les agents du service élaborent les budgets qui lui sont alloués par les trois tutelles. En collaboration avec les responsables scientifiques et le responsable technique de l’unité, ils participent au montage des contrats de recherche en préparant les budgets relatifs aux achats et aux dépenses de personnels (CDD chercheurs, doctorants).

L’exécution budgétaire et la justification des dépenses auprès des différents financeurs (Europe, ANR, Région, …) se fait dans le respect des réglementations financières de nos tutelles.

Dans le cadre des expériences menées par les scientifiques du laboratoire, le service administratif se charge des missions dans leur intégralité (réservation des titres de transport, des hébergements, préparation des états de frais, …). Outre les aspects financiers, le service assure un suivi et un soutien en cas de problème qui surviendrait lors des missions (annulation de transport, retour anticipé, rapatriement, …).

La gestion financière s’étend aussi dans la dynamique des relations internationales. Le laboratoire est engagé depuis de nombreuses années dans des accords bilatéraux d’échanges de chercheurs (Pologne, Roumanie, …). Le service gère les budgets dédiés à un Programme International de Coopération Scientifique (PICS) avec le Canada et à un Projet International de Recherche (IRP) avec le Japon. La finalité de ces programmes est l’exploration de nouveaux champs de recherche, de nouveaux partenariats et d’encourager la mobilité des chercheurs.

Enfin, le service participe également à l’organisation des événements scientifiques dont l’unité est porteuse (conférences, séminaires, colloque, …). Dans ce cadre, le service gère toute la partie financière liée à l’évènement, de la mise en concurrence des prestataires accueillant l’événement jusqu’à la liquidation des factures, en passant par la gestion financière des subventions et des paiements des inscriptions.

Le laboratoire accueille une quarantaine de stagiaires allant du stage découverte du monde professionnel au stage de Master 2. Le service a aussi en charge les recrutements des personnels permanents et non-permanents CNRS et ENSICAEN. Le traitement de ces dossiers se fait toujours en étroite collaboration avec les services ressources humaines de la tutelle concernée.

Le service est également compétent pour aider les agents dans leurs démarches administratives (suivi des visites avec la médecine du travail, demande de cumul-emploi, gestion des arrêts maladie, …). Il a par ailleurs mis un place un livret d’accueil du nouvel entrant mis à disposition à l’arrivée des agents.

Le laboratoire accueille de nombreux visiteurs scientifiques internationaux, tous les ans. Leur venue peut être de courte durée pour dispenser une formation, un séminaire, ou de longue durée dans le cadre d’une collaboration.

Concernant les chercheurs internationaux, le service administratif a un correspondant FSD (Fonctionnaire Sécurité Défense). Celui-ci déclare en amont la venue du visiteur. Cette déclaration a pour but de garantir la Protection du Potentiel Scientifique et Technologique (PPST). Le correspondant FSD est en lien étroit avec le FSD du site hébergeur et avec le Chargé de Sécurité des Systèmes d’Information (CSSI) de l’unité.

Depuis 2018, un agent du service a pris la fonction de correspondant-formation. Outre la diffusion d’offres de formation et la rédaction du plan de formation de l’unité, la correspondante-formation aide les agents dans l’identification de leur besoin de formation soit pour une adaptation immédiate de leur fonction, soit en vue d’acquérir, maintenir ou développer des compétences, des connaissances pour faire évoluer leur métier.

Le Service Administratif s’est étoffé de Services Généraux en 2008. L’unité bénéficie d’une surface d’environ 2800 m², ainsi l’agent en charge des services généraux assure la maintenance, l’aménagement et l’exploitation des bâtiments, ainsi que la mise en place à des expériences.                                             

Cela consiste à gérer, centraliser et actualiser l’ensemble des données concernant les infrastructures et réseaux du laboratoire et à évaluer les coûts de rénovation, réhabilitation et mise aux normes des infrastructures des bâtiments.

Ces opérations sont réalisées en interne ou en faisant appel à la sous-traitance. Dans le cas de la sous-traitance, il assure le suivi des entreprises extérieures et il prend en charge les suivis des contrats de maintenance et des entreprises assurant l’entretien.

Concernant la logistique, il recherche et gère les achats des produits pour les services et pour les stocks. Il enquête et est à l’écoute des utilisateurs afin de définir leurs besoins.

Il est chargé d’organiser l’importation et l’exportation internationale de matériels scientifiques, il est expert dans le transport de matières dangereuses.

Il met à disposition des collaborateurs, les véhicules administratifs et en assure la gestion et la maintenance.

Enfin, il participe à des opérations de réaménagement, il effectue des implantations dans les locaux, et achète du mobilier de bureau adapté pour tout le laboratoire.